Een pleidooi voor radicale focus

"Nog even deze e-mails afhandelen, dan kan ik eindelijk aan die belangrijke conclusie beginnen." Het is 16:30 op een willekeurige middag in een advocatenkantoor.

Klinkt vast bekend?

Ik ken heel wat advocaten en notarissen die al talloze boeken, pod-casts en cursussen over timemanagement hebben doorgenomen en geen stap verder zijn gekomen. Moedeloos vertellen ze me hoe ze hun dag zorgvuldig plannen, taken volgens prioriteit een vlagje geven, delegeren waar mogelijk... en toch lijkt er nooit genoeg tijd te zijn om het belangrijkste werk overdag te doen waardoor ze hiermee ‘s avonds laat nog aan de slag moeten. De deadlines blijven zich opstapelen, de inbox raakt nooit leeg, en die "work-life balance" waar iedereen over spreekt lijkt in dit beroep een utopie.

“Misschien kan ik de druk gewoon niet aan”, hoor ik regelmatig iemand zich luidop afvragen. Wat als ik je vertel dat het probleem echter niet jouw gebrek aan veerkracht of een kwestie van slecht timemanagement is? Het hele concept van timemanagement is gewoon fundamenteel ontoereikend geworden binnen de juridische praktijk.

Waarom ik weiger timemanagement trainingen te geven

De confronterende waarheid is dat de traditionele timemanagement technieken werden ontwikkeld voor een lineaire, voorspelbare stroom van werk die haaks staat op de hedendaagse realiteit van de moderne juridische praktijk.

De advocaten en notarissen die ik coach, vertellen me dat:

• ze hun werkdag als "reactief" in plaats van "proactief" ervaren: anderen bepalen de agenda;

• ze meer dan 50 keer per dag onderbroken worden (door e-mails, telefoontjes, collega's);

• hun planning bijna dagelijks wordt doorbroken door "urgente" zaken;

• ze meer dan 3 uur per dag aan e-mails en andere vormen communicatie spenderen.

• 
  

In dergelijke context is traditioneel timemanagement net zo nuttig als dweilen met de kraan open. Je kunt de perfecte to-do lijst maken, maar als er elke vijf minuten een nieuwe "urgente" taak binnenkomt, wordt je zorgvuldig opgestelde planning totaal irrelevant.

Een neurowetenschapper verbonden aan de KU Leuven die onderzoek doet naar cognitieve belasting bij kenniswerkers verwoordde het zo: "De manier waarop de meeste advocaten werken, is als proberen een symfonie te componeren terwijl iemand elke 5 minuten een ander radiostation aanzet. De technische term hiervoor is 'attentional residue' - elke onderbreking laat een residue achter dat je cognitieve capaciteit vermindert."

Een klant vertrouwde me onlangs toe: "Ik heb ongeveer alle productiviteitsboeken gelezen die er zijn. Toch werk ik nog steeds alle dagen tot ver na middernacht. Ik begrijp echt niet wat ik verkeerd doe."

Wat hij verkeerd doet, is technieken toepassen die gemaakt zijn om méér te kunnen doen in dezelfde tijd. Terwijl de huidige werkcontext juist vraagt om technieken die je helpen om het belangrijkste te kunnen doen in de tijd die je ter beschikking hebt. We hebben geen gebrek aan tijd, we hebben een gebrek aan focus!

Van timemanagement naar aandachtsmanagement

Ik las ergens dat als tijd een democratische hulpbron is (iedereen beschikt over 24 uur per dag), aandacht eerder als aristocratisch moet worden gezien (beperkt, waardevol en ongelijk verdeeld). In een kenniseconomie -die de juridische praktijk bij uitstek is- is je aandacht dan ook waardevoller dan je tijd.

Deze analogie gebruik ik vaak in mijn coaching:

Stel je voor dat je een financieel adviseur bent. Je cliënt heeft beperkte middelen en besteedt 80% van zijn inkomen aan zaken die nauwelijks rendement opleveren, terwijl hij amper hoogrenderende investeringen heeft. Wat zou je hem adviseren?

Precies hetzelfde principe geldt voor je aandacht. De meeste juridische professionals besteden hun kostbaarste cognitieve hulpbron (focus en aandacht) overdag aan activiteiten die nauwelijks resultaat opleveren, terwijl de belangrijkste activiteiten (zoals het juridische denkwerk) worden uitgesteld tot " er tijd over is" - wat in de praktijk vaak betekent: nooit of pas als iedereen naar bed is.

Wat dringend lijkt, is niet noodzakelijk belangrijk.

De 20% regel toegepast op je werk

Ken je het Pareto-principe, ook wel de 80/20 regel genoemd (20% van je inspanningen levert 80% van je resultaten op) ? Dat blijkt ook verbazingwekkend accuraat te zijn in de juridische praktijk. Wanneer ik de tijdsregistratie en agenda van mijn klanten analyseer, blijkt daar consequent dit patroon uit:

• 20% van de taken genereert 80% van het facturabele werk

• 20% van de cliënten zorgt voor ongeveer 80% van de inkomsten

• 20% van het denkwerk produceert 80% van de waardevolle inzichten

  
  

De sleutel tot meer effectiviteit is dus niet harder werken (of nog méér proberen te doen in dezelfde tijd), maar vooral strategischer en slimmer werken door te focussen op die cruciale 20%  die écht het verschil maakt.

In mijn coachings vraag ik klanten om te identificeren welke taken in hun praktijk de meeste waarde genereren (het opstellen van modellen, de strategische koers in een dossier bepalen, deelnemen aan bepaalde netwerken, jongeren opleiden, facturen maken,…)  en al het andere werk ondergeschikt te maken hieraan. Dat betekent dat ze kost wat kost een paar uur aandacht voor deze belangrijkste taken leren af te schermen. Het resultaat hiervan zie je meteen, ze factureren vaak tot 30% meer terwijl ze evenveel (of minder) uren werken per week.

Is het echt zo simpel?

Je brein voor jou laten werken

Simpel is het zeker. Maar daarom is het nog niet altijd eenvoudig.

Laten we eens kijken naar hoe ons brein daadwerkelijk werkt. Dat brein bestaat uit een aantal onderdelen, waarvan de prefrontale cortex verantwoordelijk is voor ons analytisch denken en onze creativiteit en ons toelaat om complexe oordelen te vormen.Dit stukje brein heeft een aantal specifieke eigenschappen:

1. Beperkte dagelijkse capaciteit: onderzoek van de Universiteit van Luik toont aan dat de prefrontale cortex slechts 4-5 uur hoogwaardig analytisch werk per dag aankan. Daarna daalt de kwaliteit van onze besluitvorming dramatisch.

2. Hoge herstelbehoeften: na 90-120 minuten intensieve cognitieve activiteit heeft de prefrontale cortex een rustpauze nodig. Doorgaan zonder pauze betekent dat het brein niet kan herstellen en zorgt voor een exponentiële afname van onze effectiviteit.

3. Extreem kwetsbaar voor onderbrekingen: het duurt maar liefst 23 minuten voor ons brein om volledig geconcentreerd terug te keren naar een complexe taak na een onderbreking. Bij gemiddeld 87 onderbrekingen per dag is het een wonder dat we überhaupt nog aan diep denkwerk toekomen!

4. Functioneert slecht onder stress: wanneer we onder chronische stress staan -niet zeldzaam in de juridische wereld- vermindert de bloedtoevoer naar onze prefrontale cortex waardoor het primitievere "reptielenbrein" het overneemt. Dit stukje brein helpt ons om in noodsituaties te vluchten of te vechten, maar is een rampzalige partner bij het maken van juridische analyses.

   
   

Op basis van dit neuropsychologisch onderzoek en mijn praktijkervaring met honderden juridische professionals, ontwikkelde ik een alternatief voor timemanagement. Het traject doorloopt vier fasen:

1. De realiteit onder ogen zien

De eerste stap is om je bewust te worden van je gebrek aan focus. De meeste advocaten en notarissen hebben geen idee hoe gefragmenteerd hun aandacht werkelijk is.

Een eenvoudige oefening die ik mijn cliënten geef:

• Hou gedurende één week bij wat je aan het begin van de dag wilde doen en wat je werkelijk hebt gedaan aan het einde van de dag

• Noteer welke afleidingen/ onderbrekingen je agenda hebben omgegooid

• Noteer hoeveel keer je zelf van taak wisselde zonder externe trigger

De resultaten zijn vaak confronterend. Zo ontdekte een compleet overbelaste kant dat ze gemiddeld slechts 3 minuten en 42 seconden aan één taak besteedde voordat ze werd onderbroken of zichzelf onderbrak.

2. Structuur brengen in je werkomgeving

Onze maatschappij is er op gericht om je aandacht te kapen. Ook al probeer je gefocust te zijn, eenvoudig is het allerminst. Zonder goede dagelijkse gewoonten en specifieke routines die je helpen om cognitief in topcorm te blijven, lukt het meestal niet.

Manieren om je digitale werkomgeving te structureren:

• E-mail batching (specifieke momenten voor e-mail in plaats van constant checken)

• Notificaties uitschakelen op alle apparaten

• "Niet storen"-protocollen implementeren voor minstens 2 uur per dag

  
  

Tips om je fysieke werkomgeving in te richten:

• Een fysieke werkruimte creëren die focus bevordert

• Visuele chaos elimineren (een opgeruimd bureau = voor de meeste mensen een opgeruimde geest)

• Geluidsniveaus optimaliseren (voor sommigen betekent dit stilte, voor anderen achtergrondgeluid)

  
  

Afspraken die je best maakt in je sociale context:

• Duidelijke communicatie naar collega's over je focus-periodes

• Verwachtingsmanagement naar cliënten over reactietijden

• "Onderbreek me niet"-signalen implementeren op kantoor

3. Prioriteiten bepalen

Bewust bepalen waaraan je je kostbare aandacht besteedt (de cruciale 20%) en dit bewaken, vormt de sleutel tot succes.

Eerst laat ik mijn klanten bepalen wanneer ze het aandachtigste kunnen werken. Voor de meeste mensen ligt dit in de ochtend, voor sommigen in de late namiddag. Dit is wanneer je prefrontale cortex op zijn best functioneert. Vervolgens laat ik ze in hun agenda de beste uren voor hun beste werk reserveren. En tenslotte bekijken we hoe we het minder cruciale werk kunnen automatiseren, delegeren of optimaliseren.

4. Rustpauzes inplannen

Om optimaal te functioneren heeft je brein bewuste periodes van cognitief herstel nodig. Ik ben grote fan van haalbare, micro-pauzes:

• Korte bewegingspauzes (even een glas water halen elke 90 minuten)

• Ademhalingsoefeningen tussen twee taken in

• Een wandeling na de lunch

Daarnaast raad ik mijn klanten aan om bij het begin van het jaar in hun agenda ook al een aantal volledig werkvrije weekenden en actieve vakanties in te plannen.

Een uitnodiging tot radicale focus

Als je één ding meeneemt uit deze blog, laat het dan zijn dat in een wereld van eindeloze afleiding, focus je grootste troef is.

De juridische professionals die in de komende jaren zullen excelleren, zijn niet degenen die de meeste uren werken, maar zij die er het beste in slagen te focussen op de taken die de meeste impact hebben op het eindresultaat.

In het Focus Forward traject voor advocaten en notarissen werken we intensief samen om deze principes te implementeren in jouw specifieke context. Meer info vind je op https://www.hannaway.eu/focusforward